В 2021 году ФГБУ «Поликлиника № 4» перешла на онлайн-инкассацию наличной выручки с помощью автоматизированных депозитных машин (АДМ). О том, каких результатов поликлинике удалось добиться с помощью новой технологии, а также о том, нужна ли онлайн-инкассация государственным учреждениям рассуждает главный бухгалтер поликлиники Андрей Проскурин
Андрей, какую долю в выручке поликлиники сегодня составляют наличные? Почему вы приняли решение перейти на онлайн-инкассацию и АДМ?
Андрей Проскурин: Мы стараемся находить и внедрять передовые финансовые и цифровые технологии, которые позволяют максимально комфортно организовать безопасные и устойчивые бизнес-процессы.
Наша поликлиника входит в структуру медицинских учреждений Управления делами президента РФ и оказывает медицинские услуги физическим и юридическим лицам по прямым договорам и ДМС. Спектр оказываемых услуг очень широкий, у нас работают высококвалифицированные специалисты узкого профиля, есть собственная клинико–диагностическая лаборатория, отделение реабилитации и спортивной медицины, дневной стационар, взрослая и детская стоматология. Нередко наши пациенты расплачиваются наличными, а потому их доля в общей выручке поликлиники составляет не менее 30% в год.
При этом, наша поликлиника – это бюджетное учреждение, а потому на нас распространяется требование о соблюдении лимита остатка наличных денег в кассе. Учитывая наши объемы выручки, мы вызывали инкассаторов не реже одного раза в два-три дня. Иногда приходилось задействовать старшего кассира для самостоятельной сдачи наличных в банк. Оба способа обслуживания наличной выручки имеют свои минусы и риски.
В 2021 году наш финансовый партнер Газпромбанк предложил нам опробовать технологию онлайн–инкассации в рамках действующего на тот момент договора по эквайрингу. Мы согласились и ни разу не пожалели о своем решении: онлайн–инкассация очень удобна и технологична, а также позволила нам значительно сэкономить на классической инкассации, сократить функциональные обязанности старшего кассира и, что очень важно для нас – сразу проверять подлинности купюр.
Как для вас различается бизнес–процесс обработки наличной выручки с помощью классической инкассации и онлайн–инкассации?
Андрей Проскурин: Не будет преувеличением сказать, что онлайн-инкассация – это уникальная технология на рынке. Использование АДМ позволяет сократить время сдачи наличных до нескольких минут. Кроме того, мы можем видеть деньги на своем расчетном счете практически сразу после внесения в депозитную машину. При этом, деньги хранятся в АДМ до приезда инкассаторов, но ответственность за них переходит банку-партнеру.
Как проходил переход поликлиники на онлайн–инкассацию? Какова роль Газпромбанка как финансового партнера в этом процессе?
Андрей Проскурин: Организация перехода поликлиники на онлайн–инкассацию проходила на очень высоком уровне, причем на каждом этапе: от момента заключения договора с установкой АДМ и до ввода его в эксплуатацию. Газпромбанк оперативно организовал обучение наших сотрудников работе с устройством, а также провел интеграцию с используемыми в поликлинике программными продуктами.
Андрей, у вас установлена АДМ Moniron компании Profindustry. Какие цели ставили перед этим устройством и насколько оно оправдало ваши надежды? На какие параметры устройства вы обращали внимание?
Андрей Проскурин: При переходе на онлайн-инкассацию и АДМ наша цель была очень четкой – комфортная сдача наличных средств в течении рабочего времени учреждения, с возможностью не оставлять деньги в кассе на конец рабочего дня сверх установленного лимита. И АДМ Монирон стала верным выбором – это умное и компактное устройство, которое помещается под стол кассира, не мешает его работе, заменяет собой детектор и счетчик банкнот, защищая нас от приема фальшивых купюр. И, что самое главное – работать с этой депозитной машиной очень просто и интуитивно понятно.
Как сотрудники поликлиники отнеслись к депозитной машине на первых порах и впоследствии? Каков их алгоритм действий в случае возникших сложностей и вопросов?
Андрей Проскурин: Действительно, в первое время после установки АДМ наши сотрудники относились к устройству с некоторой настороженностью – опасались сделать что-нибудь «не так». Однако процесс перехода на онлайн-инкассацию был организован сотрудниками Газпромбанка настолько профессионально, что вопросов по использованию АДМ так и не появилось.
На случай возникновения непредвиденных ситуаций на рабочем месте бухгалтера предусмотрена инструкция, которая содержит варианты действий работника в той или иной ситуации, а также контактные данные технической поддержки Газпромбанка на случай, если сотруднику не удалось решить проблему самостоятельно. За два года работы с АДМ Монирон такой случай был всего один – когда после сдачи наличных денег в депозитную машину не распечатался бумажный чек. Однако в режиме онлайн при помощи техподдержки все было решено в кратчайшие сроки.
Андрей, хочу задать вам последний вопрос. Что вы можете посоветовать вашим коллегам из медицинских учреждений, желающих также опробовать онлайн–инкассацию с использованием АДМ?
Андрей Проскурин: Я с уверенностью могу сказать, что онлайн-инкассацию и АДМ необходимо массово внедрять в деятельность учреждений. Как слоган скажу: «с гарантированной надежностью экономьте свое время и деньги».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.